Als jemand, der seit Jahren digitale Tools testet und in Projekten einsetzt, stolpere ich immer wieder über dieselben Muster: tolle Funktionen, einfache Usability — und unnötige Datenschutzrisiken in den Grundeinstellungen. In diesem Beitrag schaue ich mir zehn beliebte Kollaborationstools an und zeige konkret, welche Datenschutzfallen wirklich existieren und wie du sie schnell entschärfen kannst.
Wie ich arbeite — und was mir wichtig ist
Ich bewerte Tools aus zwei Perspektiven: Praxisnutzen und Sicherheits-/Datenschutzrisiken. Viele Anbieter setzen auf Komfort (Single Sign-On, automatische Link-Freigabe, externe Integrationen). Das ist OK — solange die Default-Settings nicht permanent Daten unnötig ausbreiten. Mir geht es darum, dir konkrete Hebel zu zeigen, mit denen du Risiken minimierst, ohne Produktivität zu verlieren.
Übersicht: 10 Tools und ihre häufigsten Datenschutzfallen
| Tool | Hauptdatenschutzfalle | Schweregrad | Schnelle Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Zoom | Standardaufnahme & Cloud-Recording, Metadaten, Meeting-Links öffentlich | Hoch | Aufnahmen lokal speichern, Passwörter + Warteraum aktivieren |
| Microsoft Teams | Daten in Microsoft 365 ⇒ Compliance hängt von Tenant-Einstellungen ab | Mittel-Hoch | Information Governance konfigurieren, Guest-Zugriff beschränken |
| Google Workspace / Meet | Umfangreiche Datenverarbeitung durch Google, automatische Meeting-Aufzeichnungen | Mittel | Audit-Logs prüfen, Drive-Freigaben restriktiv setzen |
| Slack | Externe Integrationen können Daten abziehen, Compliance-Export | Hoch | App-Approval-Prozess, Retention-Policies konfigurieren |
| Trello | Boards öffentlich/öffentlich-teilbar, Anhänge in Dritt-Storage | Mittel | Boards auf privat setzen, Link-Sharing deaktivieren |
| Asana | Offene Projektfreigaben, externer Gastzugriff | Mittel | Gastkonten prüfen, sensible Tasks außerhalb führen |
| Miro | Öffentliche Boards, eingebettete Assets von Drittseiten | Mittel | Board-Zugriffe einschränken, Export/Download limitieren |
| Notion | Externe Publikationen, Unklarheiten bei Backups und Export | Mittel | Pages privat halten, Versionsverwaltung nutzen |
| Dropbox | Link-Sharing, fehlende Verschlüsselung auf Provider-Seite (at-rest) | Mittel | Passwort-geschützte Links, client-seitige Verschlüsselung |
| Discord | Serverlinks, wenig granularer Zugriff für Gäste | Niedrig-Mittel | Serverrollen restriktiv, Einladungslinks limitieren |
Zoom — Aufnahme, Metadaten, und Link-Sicherheit
Zoom hat sich stark verbessert, aber die Default-Einstellungen sind oft komfort-orientiert: Cloud-Recordings, automatische Transkripte und frei teilbare Meeting-Links führen schnell zu unerwünschter Verbreitung sensibler Inhalte. Ich schalte grundsätzlich Cloud-Recordings aus oder speichere sie nur lokal. Warteraum und Meeting-Passwort gehören bei mir zur Pflicht, vor allem wenn externe Teilnehmer dazukommen.
Praktischer Tipp: In den Account-Einstellungen kannst du die Weitergabe von Meeting-Informationen einschränken und die automatische Freigabe von Aufnahmen an den Host deaktivieren.
Microsoft Teams — Tenant-Konfiguration entscheidet
Bei Teams entscheidet der Tenant — also die Organisation — über Datenschutz. Standardmäßig können Gäste via Link in Teams-Channels und Dateien sehen. Gerade in KMU sehe ich oft unkontrollierte Guest-Accounts und fehlende Retention-Richtlinien.
Meine Maßnahmen: Conditional Access, Datenklassifizierung (Labels) und strenge externe Freigaben. Nutze Privileged Identity Management und überprüfe die Audit-Logs regelmäßig.
Google Workspace — Bequemlichkeit kontra Datenhoheit
Google verarbeitet riesige Datenmengen. Viele Funktionen wie Smart Compose, automatische Meet-Aufzeichnungen oder Drive-Vorschläge verbessern die UX, bedeuten aber, dass Google mehr Nutzerdaten einsehen kann. Für hochsensible Dokumente verwende ich keine öffentlichen Drive-Links und aktiviere die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Konten.
Slack — Integrationen als Angriffsfläche
Slack ist extrem offen für Apps. Jede App kann — abhängig von den Berechtigungen — auf Nachrichten, Dateien und Metadaten zugreifen. Bei einem Kundenprojekt habe ich gesehen, dass zu viele Integrationen mehr schaden als nützen.
Mein Rat: App-Berechtigungen minimal halten, private Channels für vertrauliche Themen nutzen und ein App-Genehmigungsverfahren einführen. Außerdem Retention-Policies für Nachrichten einstellen.
Trello und Asana — Links, Anhänge und Gastzugang
Bei beiden Tools ist Link-Sharing die Schwachstelle. Ein falsch gesetzter Freigabe-Link öffnet Informationen für alle. In Trello sind öffentliche Boards besonders tückisch. Bei Asana ist es der Gastzugriff: Externe Mitarbeiter sehen oft mehr als nötig.
Ich setze Boards und Projekte standardmäßig auf privat, kontrolliere externe Einladungen und führe in sensiblen Fällen separate, nicht verknüpfte Projekte.
Miro — Whiteboards sind leicht übersehbar
Visuelle Kollaboration ist toll, aber Whiteboards werden oft „offen“ gelassen. Statt public-Links nutze ich nur Einladungen mit Ablaufdatum und deaktiviere anonyme Zugriffe.
Notion — Public Pages & Backup-Fragen
Notion macht Teilen einfach — und gefährlich. Public Pages sind schnell erstellt; Backups und Exporte können je nach Plan unpraktisch sein. Ich habe Notion für interne Docs, aber sensible PII lagere ich in verschlüsselten Repositories außerhalb.
Dropbox — Link-Sharing und Encryption
Dropbox schützt Daten im Ruhezustand, aber Standard-Links sind ein Risiko. Nutze Ablaufdaten, Passwortschutz und wo möglich client-seitige Verschlüsselung durch Tools wie Boxcryptor oder cryptomator.
Discord — Nicht nur für Gamer
Discord eignet sich für informelle Kollaboration, aber die Rollen/Permissions sind oft zu grob. Ladeeinstellungen und öffentliche Einladungslinks sind die häufigsten Fehlerquellen. Setze Audit-Logs, begrenze Bots und prüfe Webhooks.
Allgemeine Checkliste für alle Kollaborationstools
Konkrete Schritte, die ich bei neuen Tool-Implementierungen durchführe
Wenn ich ein Tool in ein Team einführe, folgt ein kurzer, pragmatischer Prozess:
Was tun, wenn Privacy-Settings unklar sind?
Viele Anbieter dokumentieren Datenschutz, aber die tatsächliche Konfiguration im Account entscheidet. Ich prüfe immer die Admin-Einstellungen live — Dokumentation allein reicht nicht. Falls möglich, bitte ich den Anbieter um die Angabe des Datenstandorts (Region) und um Details zur Datenverschlüsselung (in transit & at rest).
Wenn du möchtest, kann ich dir für dein konkretes Setup einen kurzen Audit-Plan schreiben: welche Einstellungen ich prüfen würde und welche quick fixes du sofort anwenden kannst. Sag mir kurz, welche Tools ihr nutzt — dann erstelle ich die Prioritätenliste.