Wenn ich an mein persönliches Knowledge-System denke, dann sind zwei Tools immer dabei: Notion für strukturierte Daten und Kollaboration, und Obsidian für freies, verlinktes Denken mit lokalem Markdown. Die Herausforderung war für mich deshalb immer: wie behalte ich beides synchron — ohne ständige Doppelarbeit, verlorene Backlinks oder inkompatible Metadaten? In diesem Artikel beschreibe ich, wie ich Obsidian und Notion synchronisiere, welche Strategien funktionieren und welche Fallstricke du kennen solltest. Ich teile konkrete Workflows, Tipps zu Templates und wie du Backlinks und Properties sinnvoll abbildest.

Warum überhaupt synchronisieren?

Notion ist großartig für Datenbanken, Kollaboration und schöne, strukturierte Seiten. Obsidian glänzt durch lokale Dateien, Geschwindigkeit, Markdown-first-Philosophie und ein starkes Linking-System (Backlinks, Graph). Beides kombiniert zu nutzen heißt: das Beste aus beiden Welten — aber nur, wenn die Synchronisation transparent und zuverlässig ist. Ansonsten entsteht Chaos: divergierende Versionen, doppelte Notizen, verlorene Links.

Grundprinzipien meiner Synchronisation

  • Canonical Source: Entscheide für jede Notiz, welches Tool die „Quelle der Wahrheit“ ist — Notion für Datenbank-getriebene Inhalte; Obsidian für Zettelkasten- und Arbeitsnotizen.
  • One-way vs. Bi-directional: One-way-Sync ist deutlich stabiler. Bi-directional ist möglich, aber anfällig für Konflikte.
  • Transparente Metadaten: Nutze YAML-Frontmatter in Obsidian und klare Property-Namen in Notion, damit Mapping einfacher wird.
  • Backlinks erhalten: Übersetze Notion-Verlinkungen in interne Markdown-Links, damit Obsidian-Backlinks funktionieren.

Optionen zur technischen Umsetzung

Es gibt mehrere Wege, die ich ausprobiert habe — jeweils mit Vor- und Nachteilen:

  • Manueller Export/Import: Notion bietet HTML/Markdown-Export. Ich exportiere Seiten als Markdown, bereinige die Dateien (Bilder verschieben, Links anpassen) und lege sie in mein Obsidian-Vault. Vorteil: Kontrolle. Nachteil: kein Live-Sync.
  • Notion API + Skript-Tools: Tools wie notion-to-md oder eigene Node/Python-Skripts nutzen die Notion API, wandeln Seiten in Markdown um und legen Dateien in ein synchronisiertes Verzeichnis (z. B. Dropbox, Syncthing). Vorteil: automatisierbar. Nachteil: Mapping von Datenbank-Relations ist komplex.
  • Drittanbieter-Sync-Lösungen: Es gibt Community-Plugins und Services, die explizit Notion ↔ Obsidian synchronisieren. Sie machen vieles automatisch (Backlink-Konvertierung, Bilder, Properties), aber du gibst Kontrolle ab und riskierst Breaking Changes bei API-Änderungen.
  • Workflow-Automatisierer (Zapier, Make): Erstellen/aktualisieren von Markdown-Dateien in einem Cloud-Ordner, wenn sich Notion-Seiten ändern. Gut für einfache Einträge oder Log-Notizen.

Praktisches Setup: Mein bevorzugter One-way-Workflow (Notion → Obsidian)

Das ist mein stabilster Ansatz: Notion bleibt die Quelle für strukturierte Informationen; Obsidian ist ein konsolidiertes Archiv & Arbeits-Interface.

  • Schritt 1 — Definiere, was synchronisiert wird: Nur bestimmte Notion-Datenbanken (z. B. Artikel, Projekt-Notes, Meeting-Logs).
  • Schritt 2 — Export-Strategie: Ich nutze ein Skript (z. B. auf Basis von notion-to-md), das:
    • Notion-Seiten per API abruft
    • in Markdown konvertiert
    • Bilder lokal speichert und Pfade anpasst
    • Notion-Properties in YAML-Frontmatter schreibt (Status, Tags, Relations als Links)
  • Schritt 3 — Dateinamenskonvention: YYYY-MM-DD — Titel.md für Journal- oder Meeting-Notizen; Titel.md für Wissensseiten. So vermeide ich Duplikate und behalte Chronologie.
  • Schritt 4 — Links und Backlinks: Notion-Links werden im Konvertierungsprozess in [[WikiLinks]] umgewandelt, wo möglich. Für Fälle, in denen Notion relation-IDs genutzt werden, lege ich eine Mapping-Tabelle an, die Page-ID → Dateiname übersetzt.
  • Schritt 5 — Automatischer Lauf: Das Skript läuft nachts oder per Webhook nach Änderungen in Notion.

Bi-directional Sync: wann es Sinn macht und wie ich Risiken minimiere

Bi-directional ist verlockend: editierst du in Obsidian, sollen die Änderungen zurück in Notion landen. Das ist technisch anspruchsvoll, aber möglich. Ich nutze Bi-directional nur für bestimmte Notizen mit klaren Regeln.

  • Werkzeuge: Tools, die die Notion API schreiben können, oder Services, die Changes erkennen und pushen.
  • Konfliktstrategie: Letzter Änderer gewinnt oder Priorität am Feld-level (z. B. Textkörper von Obsidian, Properties nur in Notion).
  • Audit-Log: Jede Synchronisation schreibt eine Meta-Property (last_synced_at, source) — so sehe ich, woher eine Änderung kam.

Mapping von Notion-Properties zu Obsidian-Meta

Das ist der Schlüssel für nützliche Synchronisation:

  • Tags & Kategorien: Notion-Tags → YAML: tags: [tag1, tag2]
  • Status / Progress: status: "In Progress" (YAML)
  • Relations: relations: ["[[Andere Seite]]"] oder als Liste von IDs mit einem Resolver-Skript
  • Dates: date: 2025-01-01

Templates: gleiche Struktur in beiden Tools

Templates sorgen dafür, dass erzeugte Notizen konsistent sind. Ich pflege identische Template-Logik in beiden Tools, so gut es geht.

  • Notion-Template (Datenbank-Item): Title, Status, Tags, Description, Tasks, Link-to-Obsidian-File (wenn vorhanden)
  • Obsidian-Template (Templater / Templates): YAML-Frontmatter mit denselben Feldern, Platzhalter für Datum, Autor, Source: Notion-DB-ID
  • Beispiel YAML-Header:

---
title: {{title}}
date: {{date}}
tags: [{{tags}}]
status: {{status}}
notion_id: {{notion_id}}
source: notion
---

Dieses Frontmatter hilft dem Sync-Skript, Änderungen zu erkennen und Metadaten konsistent zu halten.

Backlinks erhalten und nutzen

Backlinks sind für mich der Mehrwert von Obsidian. Beim Konvertieren sorge ich dafür, dass interne Notion-Links in Obsidian-Wikilinks umgewandelt werden. Das mache ich so:

  • Notion-Link → Page-ID extrahieren
  • Page-ID → Dateiname (über Mapping-Tabelle oder Notion-API-Query)
  • Ersetze URL durch [[Dateiname]]

Wichtig: Manche Notion-Seiten heißen gleich. Deshalb nutze ich eindeutige Slugs (oder Dateinamen mit Prefix) für die Umwandlung.

Praktische Tipps & Fehler, die ich gelernt habe

  • Images & Attachments: Stelle sicher, dass Bilder lokal gespeichert werden. Notion-Links zu Bildern brechen sonst in Obsidian.
  • Large Databases: Synchronisiere selektiv — nicht jede Notion-Tabelle braucht eine Obsidian-Version.
  • Rich blocks (Embeds, Columns): Viele Notion-Blocks lassen sich nicht 1:1 nach Markdown übersetzen. Plane Fallbacks (z. B. Screenshot + Text).
  • Backup: Bevor du Auto-Sync aktivierst, mach Backups. Lokale Änderungen können leicht überschrieben werden.
  • Incremental Sync: Statt Vollsync: nur geänderte Seiten abholen.

Beispiel-Workflow für einen Artikel

So läuft es bei mir, wenn ich aus Notion einen Artikel nach Obsidian bringen will:

  • Ich schreibe das Rohkonzept in Notion (Datenbank: Artikel Drafts).
  • Das Sync-Skript exportiert die Seite als Markdown in Obsidian in den Ordner /Writing.
  • Im Frontmatter stehen Status: draft, tags, notion_id.
  • Ich arbeite in Obsidian am Feinschliff, nutze Backlinks zu meinem Zettelkasten und Templates für Struktur.
  • Wenn der Artikel final ist, aktualisiere ich in Notion nur das Status-Feld manuell (oder lasse es per Zap aktualisieren).

Tools & Ressourcen, die ich empfehle

  • Notion API und offizielle Dokumentation — Basis für Automatisierungen.
  • notion-to-md Bibliotheken (Node/Python) — nützlich für robusten Markdown-Export.
  • Obsidian-Plugins: Templater, Dataview — zur Nutzung und Verarbeitung der Frontmatter.
  • Sync-Optionen: Syncthing/Dropbox für Dateiaustausch; Make/Zapier für Webhook-Automatisierung.

Wenn du magst, kann ich dir auch ein Starter-Skript liefern (Node.js) oder ein Template-Paket für Notion + Obsidian vorbereiten, das die YAML-Frontmatter, Mapping-Logik und ein Beispiel-Sync-Workflow enthält. Schreib mir kurz, welche Teile du brauchst (z. B. nur Export, oder bi-direktionale Sync). Ich helfe gern beim Aufbau eines stabilen, wartbaren Systems.