Seit einigen Monaten experimentiere ich intensiv mit der Pomodoro‑Technik — nicht als dogmatisches Rezept, sondern als flexibles Framework, das sich in meinen Alltag mit Todoist und einem Focus Timer (ich nutze meistens die App "Focus To‑Do" oder die einfache Web‑Extension "Marinara") einfügt. In diesem Artikel teile ich meine persönliche Umsetzung, praktische Einstellungen, Automatisierungen und die Stolperfallen, die du vermeiden kannst, wenn du Pomodoro produktiv in deinen Workflow integrieren willst.

Warum ich Pomodoro + Todoist nutze

Ich liebe Todoist für seine Einfachheit und die Möglichkeit, Aufgaben schnell zu erfassen, zu priorisieren und zu strukturieren. Die Pomodoro‑Technik gibt meinem Tag Rhythmus: 25 Minuten Fokus, 5 Minuten Pause — oder angepasste Varianten je nach Aufgabe. Allein eine Timer‑App zu verwenden reicht mir persönlich nicht: die Verbindung zwischen Timer und Aufgabenliste schafft Kontext und eine nachvollziehbare Arbeitszeitdokumentation. Deshalb kombiniere ich Todoist mit einem Focus Timer.

Meine Grundregeln

Bevor du ins Detail gehst, hier die Regeln, die ich für mich festgelegt habe:

  • Ein Pomodoro = standardmäßig 25 Minuten (bei längeren, kreativen Aufgaben variiere ich auf 50/10).
  • Nach 4 Pomodori gönne ich mir eine längere Pause von 20–30 Minuten.
  • Nur eine Aufgabe pro Pomodoro — Ausnahmen sind kurze, ähnliche Micro‑Tasks.
  • Unterbrechungen werden notiert (kurz in Todoist als Kommentar), nicht sofort bearbeitet.

    • Setup in Todoist

    So habe ich Todoist strukturiert, damit die Pomodoro‑Sessions sinnvoll eingebettet sind:

  • Projektstruktur: Für laufende Arbeitsphasen nutze ich ein Projekt "Heute" (automatisch gefiltert) und Projekt‑Tags wie @pomodoro, @deep, @quick.
  • Labels: Ein Label @pomodoro markiert Aufgaben, die sich gut in 25‑Minute‑Zeiteinheiten aufteilen lassen. Ein Label @50min für Aufgaben, die eher längere Sessions brauchen.
  • Prioritäten: Nutze ich sparsam — P1 für Deadlines, P2 für Fokusaufgaben.
  • Wiederkehrende Pomodori: Für Routinearbeit lege ich Aufgaben mit wiederkehrenden Terminen an (z.B. "Newsletter schreiben" jeden Montag) und markiere sie mit @pomodoro.

    • Wie ich den Focus Timer einbinde

    Ich habe zwei Wege, je nach Kontext:

  • App/Extension (mobil & Desktop): Wenn ich am Rechner arbeite, starte ich den Timer in der Browser‑Extension (Marinara) oder in "Focus To‑Do". Die App läuft parallel zu Todoist und lässt sich per Shortcut starten.
  • In‑Todoist Timer (Workaround): Todoist hat keine native Pomodoro‑Timer‑Funktion, aber ich nutze Erinnerungen und Quick Add: Beim Start einer Aufgabe tippe ich in den Schnell‑Erfassen Dialog "Start: 25m" oder füge ein Kommentar "Pomodoro 1/4" hinzu. Das ist zwar manuell, hilft mir aber, die Sessions zu dokumentieren.

    • Automatisierungen, die mir Zeit sparen

    Ein paar Automatisierungen haben meinen Workflow deutlich verbessert:

  • IFTTT / Zapier: Wenn ich einen Pomodoro in der Timer‑App starte, kann ein Zap eine neue Checkliste in Todoist erstellen oder einen Kommentar "Pomodoro gestartet" anhängen.
  • Todoist‑Vorlagen: Für wiederkehrende Arbeitsblöcke erstelle ich Vorlagen, die bereits Labels, Prioritäten und Subtasks enthalten (z.B. "Weekly Review" mit 3 Pomodori als Subtasks).
  • Shortcuts: Auf dem Mac habe ich ein Keyboard Maestro Macro, das Todoist‑Task öffnet, den Timer startet und die Fokus‑App in den Vordergrund bringt — ein Klick, alles bereit.

    • Konkreter Tagesablauf — ein Beispiel

    So sieht ein typischer Morgen bei mir aus, wenn ich produktiv arbeiten will:

  • 08:30 — Inbox in Todoist aufräumen (2 Pomodori, je 25 min, Label: @quick).
  • 09:00 — Wichtigste Aufgabe (Deep Work) 50 Minuten (2 Pomodori 25/25 + 10 Minuten kurze Pause dazwischen), Label: @deep.
  • 10:00 — E‑Mails kurz sichten (1 Pomodoro, @quick).
  • 10:30 — Kurze Projekt‑Tasks oder Meetings; nach 4 Pomodori 20 Minuten Pause.

    • Die Kunst ist, die Todoist‑Aufgaben so zu formulieren, dass sie in 25‑Minute‑Happen passen. Statt "Blog posten" schreibe ich "Erster Entwurf Artikel — 25min". Nach jedem Pomodoro notiere ich kurz in Todoist, ob ich den Task abgeschlossen habe oder einen neuen Pomodoro benötige.

    Praktische Tipps für die Pomodoro‑Aufgabenformulierung

    Die größte Hürde ist tatsächlich die Aufgabe klein genug zu packen. Ich nutze diese Formulierungen:

  • Start‑Anweisung: "Konzept schreiben: Intro (25min)".
  • Messbare Zwischenziele: "Research: 3 Quellen sammeln (25min)".
  • Alternativen bei Unklarheit: Wenn etwas zu groß ist, splitte ich in Subtasks in Todoist und markiere jeden Subtask mit @pomodoro.

    • Tabelle: Meine empfohlenen Timer‑Einstellungen

    Setting Empfehlung Wann nutzen
    Pomodoro Länge 25 Minuten Standard für die meisten Aufgaben
    Kurze Pause 5 Minuten Nach jedem Pomodoro
    Lange Pause 20–30 Minuten Nach 3–4 Pomodori oder bei kreativen Blockwechseln
    Alternative Länge 50/10 Für tiefere, kreative Sessions

    Wie ich Ablenkungen handhabe

    Ablenkungen sind der Feind der Pomodoro‑Effektivität. Mein Vorgehen:

  • Handy auf Do‑Not‑Disturb (außer wichtige Kontakte als Ausnahme).
  • Alle nicht relevanten Tabs schließen; nur Todoist + Timer offen.
  • Jede Ablenkung notieren — in Todoist als Kommentar. So kann ich später entscheiden, ob sie wichtig genug für eine neue Aufgabe ist.

    • Messung & Bewertung

    Ich tracke meine Pomodori nicht pedantisch, aber es hilft, ein Gefühl zu bekommen. In "Focus To‑Do" werden Sessions automatisch gezählt; in Todoist notiere ich im Task‑Kommentar "Pomodori: 2/3". Nach einer Woche schaue ich, wie viele Pomodori für welche Projektkategorien draufgingen und passe meine Planung an. Häufige Erkenntnis: Meetings und Admin‑Kram fressen mehr Pomodori als erwartet — und sollten deshalb mit festen Slots bedacht werden.

    Häufige Probleme und Lösungen

    Einige Stolperfallen, auf die ich gestoßen bin (und die Lösungen, die mir funktionierten):

  • Problem: Aufgaben passen nicht in 25 Minuten. Lösung: Splitten oder 50/10 verwenden.
  • Problem: Timer starten, aber Kopf ist nicht bereit. Lösung: Kurze Atemübung oder 3 Minuten Planung vor jedem Pomodoro.
  • Problem: Zu viele Unterbrechungen. Lösung: "Do not disturb" klar kommunizieren, physische Signale (z.B. Kopfhörer) verwenden.

    • Fazit (ohne Abschlusswort)

    Meine Erfahrung: Die Pomodoro‑Technik entfaltet ihre Kraft, wenn sie eng mit deiner Aufgabenorganisation verknüpft ist. Todoist bietet die Struktur, der Focus Timer den Rhythmus — zusammen liefern sie nicht nur Fokus, sondern auch eine einfache Dokumentation deiner Arbeitszeit. Fang klein an, automatisiere Schritt für Schritt und passe Länge und Pausen an deine persönliche Energiekurve an. Wenn du magst, kannst du meine Todoist‑Vorlage für Pomodoro‑Tasks herunterladen oder mir schreiben — ich teile gern meine Vorlagen und Keyboard‑Shortcuts.