Rechnungen manuell zu erstellen ist für mich eine der nervigsten Aufgaben im Alltag als Selbstständige. Deshalb habe ich mir vor einiger Zeit eine Lösung mit Make (früher Integromat) und Google Sheets aufgebaut, die mir viel Zeit spart und Fehler reduziert. In diesem Artikel erzähle ich dir Schritt für Schritt, wie du das Ganze nachbauen kannst — inklusive PDF-Generierung, E-Mail-Versand und ein paar Tipps zu Steuern, Sicherheit und Fehlerbehandlung.
Warum Make und Google Sheets?
Google Sheets dient mir als einfache, flexible Datenbank: Kundendaten, Rechnungspositionen, Steuersätze und Status lassen sich schnell pflegen. Make übernimmt die Automatisierung: Triggern beim Eintragen, Zusammenbauen der Rechnung, Erzeugen eines PDFs und Versenden per E-Mail. Beide Tools sind schnell eingerichtet, skalierbar und kombinierbar mit anderen Diensten (z. B. Google Drive, Gmail, Dropbox, oder spezialisierten PDF-Services).
Was du vorbereiten solltest
Bevor wir starten, richte ich immer folgende Dinge ein:
Ein Google Sheet mit einer klaren Struktur (Kopfzeile + Zeilen pro Rechnung)Eine Vorlage für die Rechnung — ich nutze meistens ein Google Docs-Template oder ein HTML-Template für bessere FormatierungEin Make-Konto und die erforderlichen Verbindungen (Google Sheets, Google Drive, Gmail oder SMTP)Optional: Ein Feld für Status (z. B. Entwurf, Offen, Gesendet, Bezahlt) und ein Feld für RechnungsnummernBeispielstruktur für dein Google Sheet
| Spalte | Beschreibung |
| Datum | Rechnungsdatum |
| Rechnungsnummer | z. B. 2025-001 |
| Kunde_Name | Firmen- oder Personenname |
| Kunde_Email | Empfängeradresse |
| Positionen | JSON oder eingeklammerte Liste mit Beschreibung, Menge, Preis |
| Netto | Berechneter Nettobetrag |
| Steuer | Betrag oder Steuersatz |
| Brutto | Endbetrag |
| Status | Entwurf / Gesendet / Bezahlt |
| PDF_Link | Link zur generierten PDF-Datei |
Flow in Make: Grundaufbau
Mein Standard-Flow besteht aus diesen Bausteinen:
Trigger: Google Sheets — Wenn eine neue Zeile hinzugefügt oder geändert wirdAktionsbausteine: Daten parsen, Rechnungsnummer erzeugen, Summen berechnenVorlage füllen: Google Docs oder HTML-Template befüllenPDF erzeugen: Google Docs → PDF oder HTML → PDF-GeneratorSpeichern: PDF in Google Drive ablegen und Link speichernVersand: Email via Gmail oder SMTP mit PDF-AnhangStatus aktualisieren: Sheet-Zeile auf "Gesendet" setzenSchritt-für-Schritt Anleitung
Ich führe dir die wichtigsten Schritte aus meiner Make-Implementation aus. Die Screens der Oberfläche ändern sich gelegentlich, das Prinzip bleibt aber gleich.
1. Trigger setzen — Wähle in Make das Modul "Google Sheets – Watch Rows". Konfiguriere das Sheet und die Tabelle. Ich habe bei mir ein Status-Feld; der Trigger reagiert nur, wenn Status = "Bereit" (oder "Senden"). So vermeide ich unbeabsichtigtes Versenden.2. Rechnungsnummer generieren — Für konsistente Nummerierung nutze ich ein kleines Script oder Make-Funktionen (z. B. Jahr + fortlaufende Nummer). Eine einfache Methode: prüfe die höchste bestehende Nummer im Sheet und erhöhe sie um 1. Alternativ kannst du Zapier/Make-Datenbanken verwenden, wenn mehrere Nutzer parallel arbeiten.3. Positionen parsen und Summen berechnen — Wenn du Positionen als JSON speicherst, kannst du sie in Make einfach mit dem JSON-Parser aufteilen und Positionen aufsummieren. Ansonsten nutze Hilfsspalten im Sheet und berechne Netto, Steuer und Brutto direkt dort (so bleibt der Flow schlank).4. Vorlage füllen — Ich bevorzuge Google Docs als Template mit Platzhaltern wie {{Kunde_Name}} oder {{Positionen}}. In Make nutze ich das Modul "Google Docs – Create Document from Template" und fülle die Platzhalter mit den Werten aus dem Sheet. Bei komplexen Positionstabellen generiere ich HTML und füge es in ein Textfeld ein.5. PDF erstellen — Das fertige Google Doc kann direkt in Make mithilfe des Moduls "Export Document as PDF" in eine PDF umgewandelt werden. Alternativ nutze ich bei Bedarf externe Services wie PDFMonkey oder eine HTML→PDF-API, wenn das Layout sehr individuell sein muss.6. PDF speichern und Link einfügen — Speichere die PDF in Google Drive (z. B. in einem Ordner "Rechnungen/2025"). Make gibt dir die Datei-ID; du kannst daraus einen öffentlichen oder geteilten Link generieren und diesen Link zurück in die entsprechende Zeile im Sheet schreiben.7. E-Mail senden — Modul "Gmail – Send an Email" (oder SMTP). Betreff und Text dynamisch befüllen (z. B. "Rechnung {{Rechnungsnummer}} vom {{Datum}}"). Hänge die PDF an oder füge den Drive-Link bei. Achte auf BCC/CC für interne Buchhaltung.8. Status updaten und Logging — Setze Status = "Gesendet" und notiere Sendedatum. Optional schreibe ein Log in ein separates Sheet mit Erfolg/Fehler und relevanten IDs, damit du später nachverfolgen kannst, was passiert ist.Fehlerbehandlung und Best Practices
Automatisierungen laufen nicht immer glatt — hier meine Tipps, wie du sie robuster machst:
Verwende Filter in Make, damit Aktionen nur bei gültigen Daten ausgeführt werden (z. B. valide E-Mail, Betrag > 0).Setze Retry-Mechanismen und Benachrichtigungen bei Fehlern (z. B. Slack- oder E-Mail-Alarm an dich selbst).Für gesetzliche Anforderungen: Behalte Original-Daten (z. B. unveränderte Zeile) und versioniere PDFs, damit du revisionssichere Dokumente hast.Teste jede Änderung in einer Test-Tabelle, bevor du Live-Daten verarbeitest.Sicherheit, DSGVO und Steuer-Infos
Da Rechnungen persönliche und finanzielle Daten enthalten, achte ich besonders auf:
Verträge zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit Make und Google (siehe deren DSGVO-Dokumentation).Zugriffssteuerung: Nur notwendige Accounts & Rechte für das automatisierte Konto geben.Verschlüsselung: E-Mails mit sensiblen Anhängen ggf. verschlüsseln oder nur interne Links mit Zugangsbeschränkung versenden.Aufbewahrungspflichten: Bewahre Rechnungen entsprechend den gesetzlichen Fristen auf (in Deutschland in der Regel 10 Jahre).Tipps zur Weiterentwicklung
Wenn dein Volumen wächst oder du mehr Features möchtest, habe ich folgende Erweiterungen umgesetzt:
Automatische Mahnungen: Make prüft fällige Rechnungen und sendet Mahnungen in Stufen.Zahlungsabgleich: Integration mit deinem Bank- oder Zahlungssystem (z. B. Stripe, PayPal), um bezahlte Rechnungen automatisch als "Bezahlt" zu markieren.Mehrsprachige Templates: je nach Kundenland automatisch Sprache und Texte anpassen.Integration mit Buchhaltungstools: Export der Daten nach DATEV, Lexoffice oder anderen Buchhaltungslösungen.Wenn du möchtest, kann ich dir gern eine Beispiel-Template-Datei für Google Sheets und Google Docs exportieren oder ein Make-Beispiel-Szenario zusammenstellen, das du importieren kannst. Schreib mir einfach, welche Funktionen dir am wichtigsten sind — dann passe ich das Beispiel an deinen Workflow an.
